Quelles que soient leurs formes, les histoires ont cette faculté de développer notre intelligence et d’enrichir notre culture familiale et collective. Elles sont parfaites pour enseigner et transmettre des valeurs universelles. Il y a quelques années, une histoire m’a particulièrement marquée.
« Imaginez qu’en vous levant le matin, vous disposiez d’un compte en banque dont le solde s’élève à 86 400 €. Ni plus, ni moins. Vous avez droit de les dépenser à votre guise, si vous respectez deux règles. La première, vous empêche de virer ne serait-ce qu’un seul euro sur un autre compte. Impossible de tricher. À la fin de la journée, le compte en banque est vidé de ce qui n’a pas été utilisé. La seconde règle concerne la durée du jeu. À tout moment, celui-ci peut s’arrêter sans préavis, ni possibilité de relancer la machine.
QUE FERIEZ-VOUS POUR MIEUX GÉRER VOTRE TEMPS ?
Que feriez-vous de ces 86 400 € ? Est-ce que vous les dépenseriez ? Auriez-vous envie d’en offrir une partie à des ami.e.s ? Peut-être de faire des cadeaux ? ».
La symbolique de cette histoire : en réalité, nous bénéficions tous de ce compte en banque. Il s’agit des 86 400 secondes qui constituent une journée. Chaque jour, vous êtes crédité de ce même montant. Impossible d’en mettre de côté pour vos vieux jours.
Pourtant, nous sommes nombreux à gaspiller notre temps, ou plutôt à ne pas savoir comment bien l’utiliser. D’après les derniers relevés de l’INSEE, l’espérance de vie pour une femme est de 85,6 ans contre 79,7 ans pour les hommes. Partant de ce principe, une simple multiplication vous donnera le montant total moyen dont vous allez bénéficier dans votre vie.
Et maintenant, commet souhaitez-vous dépenser votre temps ? Comment souhaitez-vous organiser votre journée pour en profiter le plus possible ? Que ce soit au travail, en famille ou avec les amis. C’est à vous que revient la responsabilité de votre temps et de la façon dont vous allez l’utiliser.
"Un grand pouvoir implique de grandes responsabilités" - Stan Lee
Pour vous accompagner dans cette réflexion, voici 10 astuces pour apprendre à organiser votre temps et mieux profiter de votre vie. En suivant des méthodes simples, vous pouvez augmenter votre productivité de 2 à 3 heures par jour, augmenter vos revenus de façon significative, faire prospérer votre entreprise, avoir une promotion, voire allonger votre espérance de vie… Maintenant que vous avez saisi le principe, que seriez-vous prêt à faire pour changer ? Comment procéder pour investir intelligemment et selon vos besoins tout ce temps ? Que seriez-vous en mesure de changer pour apprendre à bien gérer votre temps ?
Avant de débuter la lecture de cet article, je vous invite à vous munir d’un calepin (ou d’une feuille de papier) et d’un stylo. Pourquoi ? « Être c’est agir ; l’action est l’existence même » disait Félix Ravaisson. Prêt ?
Sommaire : 5 techniques pour apprendre à mieux gérer votre temps
N°1 - AVOIR DES OBJECTIFS PRÉCIS
C’est la première et la plus importante de toutes : savoir se fixer des objectifs clairs. Sur votre calepin ou votre feuille, répondez aux questions suivantes :
– Quels sont mes objectifs ?
– Ce que vous voulez être ou avoir ?
– Que souhaitez-vous accomplir dans les deux, trois, quatre ou cinq années à venir ?
Hormis 3 % de la population, la plupart des gens n’ont qu’une idée très vague de ce qu’ils souhaitent accomplir dans leur vie. Pour vous guider, divisez votre feuille en trois colonnes :
– Les objectifs personnels, ceux que vous accomplissez pour vous et votre famille.
– Les objectifs professionnels et financiers. Il s’agit de votre métier et de vos projets.
– Les objectifs de développement personnel. Il est question des actions à mettre en place pour que votre volonté et de votre ténacité vous permettent d’atteindre vos deux premières listes d’objectifs.
Pour répondre plus facilement à ces questions, partez du principe que vos finances seront toujours au vert. Aucun manque, aucun découvert. Cela vous aidera à libérer votre esprit et laisser libre court à votre imagination.
Pour aller encore plus loin, partez du principe que vous ne pouvez que réussir. Aucun doute sur ce point. Peu importe ce que vous souhaitez accomplir, dites-vous que la réussite est au bout du chemin.
Pour réussir cet exercice, il est primordial de tout écrire. Votre mémoire est sûrement très entraînée, mais le temps aura raison d’elle. De plus, avoir ses objectifs sous les yeux permet de prendre conscience des enjeux.
En résumé : notez vos objectifs personnels, professionnels et de développement personnel dans un calepin que vous avez toujours sur vous. Ces objectifs doivent être écrits, précis et très clairs. Tous les matins et tous les soirs, prenez cinq minutes pour les relire.
N°2 - UN PLAN D’ACTION ORGANISÉ
Pas de succès sans planification. Les plans d’action sont la clé de la réussite de vos objectifs. En première partie, vous avez défini un ensemble d’objectifs. Il va falloir maintenant les organiser. Et pour cela, il faut des étapes à suivre. Cela vous évitera d’office beaucoup d’inconnues, de frustration, d’anxiété et de stress…
Écrivez l’ensemble des étapes que vous allez devoir suivre pour atteindre vos objectifs. Organisez-les dans un plan d’action global que vous pourrez mettre en œuvre dès demain. Commencez par ce qui est le plus important, puis important et enfin les tâches annexes. La maîtrise de cette deuxième étape fait de vous un planificateur hors pair. En procédant de la sorte, vous pourriez atteindre en une à deux années, ce que vous auriez atteint en dix ans (voire en une vie entière pour certains).
Gardez bien en tête que si vous ne travaillez pas vos objectifs, alors ce sont ceux d’une autre personne qui occuperont votre temps quotidien…
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N°3 - UNE EXCELLENTE GESTION DU TEMPS
Plus vous planifiez, mieux vous êtes préparé. Plus vous êtes préparé, plus il est facile d’atteindre vos objectifs selon votre timing. Avoir prévu une tâche en amont peut vous faire gagner immédiatement jusqu’à 25 % de productivité.
Pour améliorer sa gestion du temps, prenez une feuille de papier ou un cahier à spirales dédié à votre planning. Divisez la page en sept colonnes pour les sept jours de la semaine. Selon votre organisation et votre motivation, deux possibilités s’offrent à vous :
– Vous prenez le temps chaque jour de planifier votre journée du lendemain ;
– Vous planifiez votre semaine le samedi ou le dimanche précédent. Puis la veille, vous planifiez votre journée du lendemain.
L’avantage de faire la veille pour le lendemain réside dans la puissance de votre subconscient. Pendant votre nuit de sommeil, votre esprit travaille pour vous. Il va résoudre tous les problèmes et vous apporter des idées et intuitions au réveil. Cela vous permettra d’être plus productif pour la journée à venir.
"Y a-t-il un pilote dans l’avion ?"
Le second avantage de la gestion : vous êtes aux commandes. L’absence de planification ressemble à une voiture sans conducteur, lancée sur l’autoroute. Le moindre coup de vent, objet ou bosses fera dévier la voiture. Il en est de même pour cet exercice. Toutes les interruptions que vous subissez dans la journée vous font dévier de votre trajectoire. Vous voilà en train de dériver à chaque pause.
Garder votre liste près de vous permet d’analyser où vous en êtes et ce qu’il y a d’important à accomplir dans votre journée. Cela vous donne une raison de déléguer, retarder, voire supprimer certaines tâches moins importantes.
ATTENTION ! Le but de cette étape n’est pas de cocher frénétiquement un maximum de tâches. Il s’agit bien des tâches importantes. Celles en première position et en haut de votre liste. Le sentiment d’accomplissement doit venir de la satisfaction d’avoir réalisé ce qui en valait la peine.
N°4 - ÉTABLIR DES PRIORITÉS
Chaque jour, vous devrez vous poser la question suivante : quelles sont les tâches importantes à réaliser aujourd’hui. Je veux dire vraiment importante. Celles dont la valeur est la plus élevée pour atteindre vos objectifs ?
Réussir à établir des priorités vous donne une longueur d’avance sur la majorité de la population. Souvent, les personnes que je coache me disent que trier leurs e-mails était plus important que de contacter la liste de prospects sur leur bureau. Oui et non. Si votre objectif concerne vos ventes et qu’il s’agit de répondre à une commande, alors c’est un grand oui. Dans le cas contraire, répondre à vos e-mails attendra.
Vilfredo Pareto, économiste italien, est l’auteur de la loi du même nom ou « règle 80/20 ». Son principe est simple : 80 % de la valeur de ce que vous faites sera contenu dans 20 % des actions que vous réalisez. Concrètement, sur les dix tâches de votre journée, seulement deux apporteront beaucoup dans la réalisation de vos objectifs.
Pour V. Pareto, les gens se répartissent en deux catégories : ceux qui s’attardent sur les tâches triviales et ceux qui s’attardent sur les tâches vitales. Les premiers aiment les petites actions. Faciles, amusantes et non pertinentes. Les seconds se concentrent sur les plus précieuses.
Posez-vous les questions suivantes chaque matin :
– Quelle est l’utilisation la plus précieuse de mon temps ?
– Est-ce que ma priorité, ma tâche à la plus précieuse ?
– Quel est l’accomplissement de cette tâche sur mon avenir ?
En faisant cela, vous pouvez gagner 10, 20, 30, voire 50 % de satisfaction en plus.
N°5 - RESTER CONCENTRÉ
Parmi les points les plus durs à tenir dans le temps : la concentration. Il s’agit du talon d’Achille de bon nombre d’entre nous. Personne ne nous apprend à garder notre concentration au top pendant plusieurs heures. L’avènement des smartphones et des médias sociaux à réduit notre temps de cerveau disponible… De cette dépendance est née l’angoisse d’être déconnecté. Un monde d’obligations qui impose d’avoir son mobile ouvert ou proche de soi en permanence. Le résultat : nous sommes continuellement distraits par nos applications, messages et appels.
Vous pensez qu’être multitâche est une bénédiction ? C’est pourtant tout l’inverse. Pour preuve, préparez le repas du soir, tout en lisant un livre alors que votre enfant vous parle… Pas facile de rester concentré ! Sans concentration, il vous sera très difficile d’accomplir vos objectifs professionnels et personnels.
Un manque de concentration engendre inlassablement une perte de temps. Vous commencez une tâche, vous l’interrompez, vous la reprenez de nouveau… Le temps et l’effort nécessaire pour reprendre le fil et l’accomplir sont démultipliés. A. Mackenzie propose une méthode simple pour venir à bout d’une tâche tout en restant concentré :
– Déterminez la priorité la plus élevée et la plus précieuse de votre journée
– Commencez à travailler et arrêtez-vous uniquement quand celle-ci sera terminée.
Si cette tâche est importante pour vous, alors vous pourrez travailler intensément. Elle vous donnera un sentiment d’énergie et d’enthousiasme. Votre estime personnelle sera plus importante. C’est pour cette raison que les actions annexes ont une saveur différente.
"Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout être fait." - Peter Drucker - Professeur de sciences politiques et de philosophie
Mais comment prioriser pour rester concentré ? Vous pouvez utiliser la méthode ABCDE :
– A : ce que vous devez faire, les choses les plus importantes (A1, A2, A3…)
– B : ce que vous devriez faire ou qu’il serait bien de faire (B1, B2, B3…)
– C : les choses qu’il serait agréable de faire (C1, C2, C3…)
– D : les tâches qui doivent être déléguées (D1, D2, D3…)
– E : les tâches qui doivent être tout simplement éliminées (E1, E2, E3…)
Une règle importante : vous devez avoir terminé la tâche A1 avant de passer à la suivante. Cela demande beaucoup de persévérance et de concentration, mais c’est la seule façon d’arriver au bout de votre objectif.
En résumé, listez les actions importantes à réaliser et concentrez-vous sur une tâche à la fois en mettant la priorité sur la plus importante.
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CONCLUSION DE CES CINQ PREMIÈRES MÉTHODES
Voici les cinq premières étapes essentielles pour atteindre vos objectifs. Seize autres viendront les compléter dans les prochains articles. Votre succès, dans les domaines que vous aurez choisi, ne dépend que de vous. Avoir des objectifs défini par priorité selon un calendrier précis vous permet d’atteindre et d’accomplir bien plus que vous ne le pensez.
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