Dans deux précédents articles (que vous pouvez retrouver ici et ici), vous avez découvert dix techniques (sur 21) pour apprendre à gérer votre temps et mieux profiter de la vie. Pour continuer ce dossier, je vous livre aujourd’hui cinq nouvelles techniques à mettre en place et à intégrer dans votre quotidien.
Petit rappel avant de débuter votre lecture. Ce dossier sur la gestion n’a qu’un seul but : vous aider à mieux profiter de la vie. Aucune injonction de productivité du type « Travailler plus, pour gagner plus », sauf si c’est votre objectif évidemment. On a parfois besoin de gagner plus pour boucler la fin du mois ou pour combler un trou sur le compte en banque.
Toutes ces techniques ont pour but de vous aider à être efficace pour :
- Quitter plus tôt ;
- Passer plus de temps en famille ;
- Voir davantage vos amis ;
- Finaliser un projet important pour vous ;
- Gagner plus, si c’est votre envie ;
- Et tout ce que vous estimez important…
Sommaire : 5 nouvelles techniques pour apprendre à mieux gérer votre temps
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N°11 - LIMITEZ LES INTERRUPTIONS
Si l’on devait identifier deux sources majeures d’interruption au travail, il s’agirait sans conteste du téléphone et les « voleurs de temps ». Deux sources d’interruption qui génèrent un stress important au travail. Pourquoi ? Rien de pire que d’être dérangé constamment lors d’une tâche importante, d’une urgence (Vous savez, ce dossier que vous devez rendre avant la fin de la journée parce que votre boss vous l’a demandé…ce matin) ou tout simplement dans vos dossiers du quotidien.
Le téléphone
Depuis sa création, le téléphone prend une part de plus en plus importante dans nos vies. Pour celles et ceux qui ont connu le téléphone à cadran (Mais si, vous savez. Ce téléphone où il fallait tourner un disque pour composer le numéro…), avoir un appel était un moment important. Vous aviez de l’importance pour quelqu’un qui prenait le temps de vous appeler.
Avec l’émergence de la technologie et des smartphones, le téléphone est devenu une extension de notre corps. Un sentiment qui se renforce d’année en année avec l’omniprésence des réseaux sociaux (Mais ne nous égarons pas… Autre débat). Continuellement à portée de main, nous ne pouvons plus résister à un appel.
Pourquoi ? Parce que la curiosité régit notre comportement. Comme s’il était question de vie ou de mort à chaque sonnerie. Ce conditionnement à l’urgence nous fait perdre beaucoup de temps. Souvent, un simple message ferait l’affaire. Au lieu de cela, votre interlocuteur vous appelle pendant dix minutes (souvent plus), pour résumer une conversation qui aurait pu être lue en 30 secondes par message. Alors, comment faire ?
- Première méthode : laissez votre téléphone en mode « silencieux ». À la fin de la matinée, vous reprenez les appels manqués et vous les condensés. C’est-à-dire ? Regroupez vos appels sur un créneau d’une à deux heures dans la journée pour traiter toutes les demandes en une seule fois.
- Seconde méthode : votre téléphone est en mode avion et vos contacts tombent directement sur votre messagerie. Vous avez fait 50 % du travail. Mais il s’agit de la partie immergée de l’iceberg. Cette méthode soulève pourtant un problème : « Oui, mais si j’ai trop d’appels dans la journée, je vais passer une heure rien que pour écouter mes messages ».
Et vous avez entièrement raison. Pour être vraiment efficace, vos interlocuteurs vont naturellement tomber sur votre messagerie. Encore faut-il l’avoir bien configuré… Pour anticiper, préparez votre message d’auto-répondeur de la façon suivante :
- Remercier votre interlocuteur de son appel
- Précisez que vous n’écoutez aucun message
- Pour vous contacter, invitez les personnes à envoyer un e-mail sur la boîte e-mail de votre choix
- En cas d’urgence ou de priorité, elles peuvent vous envoyer un sms sur ce numéro.
- Si vous estimez qu’il s’agit vraiment d’une priorité, vous rappellerez votre contact dans les plus brefs délais.
- Troisième méthode : impossible de mettre votre téléphone en mode « avion » ou de laisser passer tous les appels ? indiquez à votre interlocuteur que vous entrez en réunion ou que vous êtes sur le point de partir. Dans le cas d’un appel important, vous aurez toujours la possibilité de prendre l’appel. Dans le cas contraire, la personne prendra le temps de vous rappeler.
- Quatrième méthode pour économiser votre temps lors d’un appel : évitez de débuter votre discussion par la classique « Comment allez-vous ? ». Cette question, une convention sociale avant tout, ne vous apportera rien si votre objectif est de gagner du temps. Entrez directement dans le vif du sujet. Préférez « Qu’est-ce que je peux faire pour vous ? », plutôt qu’une question lambda sur la pluie et le beau temps. Votre temps est précieux. Tout comme celui de votre interlocuteur !
- Cinquième méthode. Plus radicale, mais très efficace : coupez votre téléphone le temps nécessaire. Vous avez besoin de deux heures de concentration pour terminer une présentation, gérer des devis, finaliser un dossier ? Coupez votre téléphone. Et si vous avez une urgence ? Rappelez-vous qu’une urgence est une question de vie ou de mort.
Mais pour les plus angoissés d’entre nous, mettez un filtre en place. Nos téléphones permettent aujourd’hui de refuser les appels et d’en laisser passer certains (l’Iphone propose le mode « Ne pas déranger » et « Autoriser les appels de… »). Vous voilà joignable par la famille, les enfants ou votre conjoint.e (ou votre chef.fe… mais bon… Là, je ne peux rien faire pour vous).
Pourquoi ces méthodes sont efficaces et vous ferons vraiment gagner du temps ? Parce que chaque interruption vous fait perdre le fil de votre travail. Et donc votre concentration. Comme nous l’avons vu dans un précédent article, cette perte de concentration va vous demander un effort pour vous remettre dans votre tâche. Et donc du temps. Mis bout à bout, ce sont des heures et des heures de temps économisés en laissant simplement le téléphone en mode silencieux.
Gardez cela bien en tête : votre téléphone est là pour vous servir et non l’inverse !
Les "voleurs de temps"
Avant de lire la partie qui suit, petite mise en garde. Évitez de faire des généralités de ce qui va suivre. Il s’agit de conseils à appliquer selon les situations et les profils de chacun.
La plupart des gens au bureau ont la fâcheuse tendance à vous font perdre votre temps (et vice-versa). Une perte de temps pour vous, pour eux. Pour tout le monde. Nous sommes tous d’accord : certaines interruptions font du bien (la pause-café, la discussion au détour d’un couloir, le débrief à la fin d’un rendez-vous…). Mais si vous cherchez à vous dégager du temps, d’autres interruptions peuvent être évitées ou limitées.
Nous avons tous dans notre entourage professionnel, ce.tte collègue, un client de passage, ce boss ou ce.tte responsable qui débarque dans votre bureau ou dans l’open-space à n’importe quel moment pour vous dire « Tu as une minute ? ». « Avec plaisir. Ça tombe bien, je ne savais pas quoi faire avant que tu arrives ».
- Première technique : peu importe la personne (Même votre chef… Pour l’avoir mis en pratique plusieurs années, je vous assure que cela fonctionne), commencez par répondre « Non, pas maintenant. On peut voir ça [indiquez votre moment – 10 minutes, 1h, l’après-midi…] ». Dans 90% des cas, cette même personne accepte votre demande et oublie la raison de sa venue. Cette même personne aura trouver l’information qu’elle cherchait ou aura oublié la raison de sa venue.
« Oui, mais impossible de dire non à mon/ma boss ! ». Alors, oui mais non. Bien sûr que vous le pouvez. Bien sûr, il y a une façon de le faire. Si vous êtes en train de discuter de la pluie et du beau temps, vous allez avoir un problème. Mais si vous êtes sur un gros dossier, votre chef.fe a tout intérêt à vous laisser travailler. C’est dans son intérêt et dans l’intérêt de la boîte.
- Seconde technique : vous tomberez parfois sur des tenaces. Malgré votre punchline précédente, la personne persiste à vouloir engager la conversation (vous savez, la classique « J’en ai vraiment pour deux minutes »). Si vous avez du mal à reprendre le travail, la première astuce consiste à vous lever de votre siège.
Cela évite d’emblée à la personne de s’asseoir pour discuter avec vous. Elle continue sur sa lancée malgré vos tentatives ? Plus radical, mais tout autant efficace : dirigez-vous vers la porte de votre bureau pour la raccompagner. Il ne vous reste plus qu’à aller vous asseoir.
Pour résumer la technique n°11, contrôler vos interruptions pour ne plus être esclave, ni de votre téléphone, ni de ces voleurs de temps. Qui sait, cela donnera peut être des idées à vos collègues.
N°12 - DÉTERMINEZ VOS « TOP PRIORITÉS »
Chaque jour, vous devez savoir quelles sont les choses les plus importantes et avec la plus grande valeur pour votre travail, votre entreprise ou votre poste. Il est essentiel de développer une clarté absolue sur ces « top priorités » ou des OKR en anglais (Objectives and Key Results). Cela va vous permettre d’atteindre une grande productivité et par-dessus tout (le plus important) une très haute efficacité.
Voici quelques questions qui vont vous permettre d’y voir plus clair :
- Si vous êtes salarié : pourquoi avez-vous été embauché ?
- Si vous êtes che.ffe d’entreprise : pourquoi ai-je créé mon entreprise ?
- Quels sont les résultats concrets attendus sur votre poste ?
- Quels sont les résultats clés pour lesquels vous avez été embauché ?
Vous devez vous poser ces questions avant de débuter n’importe quelle tâche, encore et encore.
Mais pensez cette question dans un sens précis. Il y a bien votre fiche de poste qui vous donne quelques indices. Mais nous cherchons d’autres réponses.
- Quels sont les résultats quantitatifs/qualitatifs que l’on attend de moi ?
- Quels sont les résultats qui vous permettront d’obtenir cette promotion ou cette augmentation ?
- Si vous gérez votre entreprise, quelles actions vous permettront de décrocher de nouveaux contrats ou de nouvelles ventes ?
Mais comment savoir si la tâche que vous allez réaliser correspond bien à une de vos « top priorités » ?
Il s’agit de quelque chose :
- Que vous devez absolument faire pour assumer vos responsabilités et remplir vos missions.
- Dont vous avez la responsabilité à 100 %. Si vous ne le faites pas, personne ne le fera pour vous.
- Qui est entièrement sous votre contrôle. Vous n’avez besoin de personne, ni d’aucune assistance, pour réussir votre part du travail.
Nous avons tous envie de nous sentir utile sur notre poste et plus largement de contribuer au monde qui nous entoure. Cela nous renvoie à deux éléments importants pour nos « top priorités ».
- Pour réussir à donner un sens à ce que l’on fait, il faut savoir clairement pourquoi nous avons été embauché ! Au fil des ans, de l’évolution de notre poste, des départs de certains, cette partie peut devenir floue. Il est important de (se) faire un rappel pour aller dans la bonne direction
- Rien de plus frustrant que de constater que vous avez travaillé dur pour quelque chose qui n’en valait pas la peine ou qui était inutile.
Pour définir clairement vos « top priorités », deux façons de procéder :
- La première consiste à prendre votre fiche de poste (si vous en avez une). À l’intérieur, toutes les missions pour lesquelles vous êtes embauché. C’est déjà un bon départ pour supprimer ou adapter certaines tâches qui ne vous incombent plus réellement. Une nouvelle fois, il ne s’agit que de la partie émergée.
Le plus important réside dans les résultats que l’on attend de vous (ex. Si vous êtes commercial, vous devez faire des rendez-vous avec des clients. Mais ce que l’on attend vraiment de vous, c’est un chiffre d’affaires à la fin du mois).
- La seconde consiste à demander le directement à votre boss/responsable. Cela peut la/le surprendre, mais c’est le moyen le plus efficace pour qu’il/elle définisse avec vous votre champ d’action. Si vous pensez que cette version est un peu trop cash, fonctionnez de la sorte : listez toutes vos tâches ou dossiers puis demandez-lui de les prioriser : la N°1 ? La n°2 ? La n°3 ? Etc…
Vous pourriez être très surpris. Entre ce que vous pensiez être votre priorité et celle de votre responsable, il y a parfois un gouffre ! C’est vous le manager ? Pensez le problème à l’inverse. Faites la liste de toutes les tâches que vous attendez de votre équipe et de chaque personne. Cela permettra de donner une direction claire à tout le monde. Et donc d’être plus efficace et d’obtenir votre augmentation, votre promotion ou tout ce que vous cherchez à obtenir.
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N°13 - REGROUPEZ VOS TÂCHES
La répétition est définitivement votre meilleur allié. Plus vous faites une tâche de manière répétée, plus vous êtes efficace pour la réaliser sur un laps de temps court. Cela nous renvoie au concept de la courbe d’apprentissage. Lorsque que vous faites une tâche pour la première fois, celle-ci vous prend beaucoup de temps. Il s’agit d’une période incompressible et nécessaire d’apprentissage. La seconde, la troisième, la quatrième fois… Vous prend moins de temps. Puis la dixième fois, encore moins…
Comment tirer avantage de cette théorie sur des tâches du quotidien ? En les regroupant par blocs. Prenons quelques exemples :
- Vous prévoyez de passer des appels ? Enchaînez-les sur un créneau d’une ou deux heures.
- Vous devez faire de la facturation ? Éditez et envoyez toutes vos factures en même temps.
- Etc, etc… cela s’applique à ces tâches récurrentes qui incombent à votre poste.
Nous avons trop tendance à faire un peu de si, un peu de ça, puis de revenir à la première tâche… Notre manque de concentration nous empêche d’être régulier. Impossible de mettre une quelconque courbe d’apprentissage en fonctionnant de la sorte. Mais si vous appliquez cette technique régulièrement dans la gestion de vos tâches, les résultats seront extraordinaires. Vous effectuerez bien plus tout en étant plus concentré et efficace.
En résumé, regroupez vos tâches similaires pour les faire sur des blocs de temps que vous aurez déterminé.
N°14 - GARDEZ VOTRE BUREAU PROPRE
« C’est vrai. On pourrait penser que mon bureau est en désordre. Mais en réalité, je peux te dire exactement où se trouve n’importe quel dossier ». Qui a déjà entendu cette réplique de la part d’un.e collègue en proie à la phobie du rangement ? Le fameux « bordel organisé » dont ils sont si fiers. Cela leur donne l’image de personne débordée. Et c’est bien là tout le problème. Ils sont persuadés que cette façon de gérer leur espace de travail leur donne l’image de travailleurs acharnés.
Vous pensez toujours qu’avoir un bureau en désordre n’affecte en rien votre carrière ou votre productivité ? Imaginez la scène. Vous allez dans un grand restaurant avec des ami.e.s. Au moment de traverser la salle pour retrouver votre table, vous apercevez les cuisines dans les battements d’une porte. Vous découvrez avec stupeur une scène indescriptible : des poêles, des casseroles et des plats sales débordent des éviers, le sol est sale tout comme la tenue du personnel. Quelle serait votre première réaction ? Auriez-vous encore envie de manger dans ce restaurant avec vos ami.e.s ? J’en doute. Imaginez maintenant cette scène avec un bureau dans un open space.
Avoir un espace de travail propre et organisé, est un formidable outil de gestion du temps.,La plupart des grand.e.s entrepreneur.e.s qui connaissent le succès, appliquent tous cette règle. Leur bureau est très bien organisé, avec un seul dossier devant eux. Cela leur permet d’être concentré sur un seul et unique dossier. Cette clarté dans leur organisation leur permet de réaliser plus de travail, de meilleur qualité et sur un temps très court.
Alors, quand votre collègue/chef.fe vous dit qu’il/elle sait précisément où tout se trouve, plaignez-le. Pourquoi ? Parce qu’il/elle dépense une énergie folle pour rien. Ils polluent leur cerveau en l’encombrant d’informations qui sont inutiles. Est-ce que cet e-mail imprimé il y a trois mois et qui traine encore sur votre bureau mérite autant d’énergie ?
Comment bien ranger son bureau, s’assurer d’être efficace et ne rien oublier ? Une règle pour vous aider à mettre cela en place : TRAF (en anglais) ou JTAC pour Jeter, Transmettre, Agir, Classer.
- Jetez tout ce dont vous n’avez plus besoin. Une fois par semaine, faites le tri dans vos papiers. Pour savoir ce que vous devez jeter, posez-vous cette simple question : est-ce que j’en aurai encore besoin dans une semaine ou un mois. SI la réponse est non, jetez-le. (et si la réponse est « peut-être…on ne sait jamais », le résultat est le même. Jetez).
- Transmettez tous les documents qui ne vous concernent pas mais qui nécessitent une action de la part d’une autre personne. Évidemment, quelqu’un dont c’est le domaine d’action. Si une personne doit faire la tâche suivante pour faire avancer le dossier, c’est à elle d’avoir le document. Rien de pire qu’un manque d’organisation des autres pour gâcher votre propre espace de travail ordonné et productif.
- Agissez dès que vous pouvez : à l’inverse, si c’est à vous d’agir sur un dossier pour le faire avancer, créez un dossier « action » et mettez dedans tout ce que vous devez faire. Avec la pratique, ce dossier deviendra votre liste de tâches à réaliser.
- Classez : ce document ou ce dossier important est terminé mais impossible de le jeter ? Alors classez-le ! Le jour viendra, car si votre dossier est important cela arrivera, vous pourrez le retrouvez facilement dans le bon dossier. Auquel cas, référez-vous à la règle n°1 ci-dessus : jetez.
À partir de maintenant, cela doit devenir un réflexe. Vous n’avez plus besoin ? Vous jetez. C’est un document important à retrouver plus tard ? Rangez-le. Vous devez encore faire avancer ce dossier ? Transmettez-le à la bonne personne ou classez-le dans le dossier « action ».
Vous passez votre temps sur la route, sans aucun bureau ? Les mêmes règles s’appliquent pour vous. Rangez votre voiture, rangez votre sac de voyage, rangez votre attaché-case ou votre porte-document. Rien de pire que d’arriver à un rendez-vous client et de passer cinq minutes à chercher un document dans les tréfonds de votre sac… Vous partez avec un handicap avant d’avoir prononcé ne serait-ce qu’un mot.
Un dernier point qui s’adresse à tous les salariés en attente d’une promotion. Même si cela ne fait pas tout, sachez que la quasi totalité des directeurs/directrices affirment clairement qu’elles/ils ne donneront aucune promotion à une personne désordonnée. Comment donner plus de responsabilités à quelqu’un, si cette même personne renvoi une image d’inefficacité ?
Imaginez un instant le bureau d’un.e grand.e directeur/trice façon « capharnaüm »… Vous savez, avec des piles de dossier, des tasses de café sales, une poubelle pleine à ras bord… Votre estime pour cette personne vient d’en prendre un coup…
Grâce à la règle n°14, vous pourrez augmenter votre productivité de 20 à 40 % en faisant seulement ces ajustements.
N°15 - CRÉEZ-VOUS DES MORCEAUX DE TEMPS
Plus une tâche est importante, plus elle demande un temps de concentration et d’efficacité. Par exemple, il est quasiment impossible de mélanger simultanément des tâches administratives avec des tâches créatives. Les premières exigent une exécution rapides et à court terme. Les secondes nécessitent réflexion, planification et application.
Se lancer dans ce genre de mélange est très souvent source d’échec. Travailler des tâches créatives exigent beaucoup de concentration et de calme, ce qui est plutôt rare dans un bureau avec des collègues. Pour être réalisées dans les meilleures conditions, ces tâches vont vous demander des blocs de temps.
En moyenne, un bloc de temps oscille entre 60 et 90 minutes pour les plus concentrés d’entre-nous. Des blocs de temps sans aucune interruption : ni téléphone, ni e-mails, ni pause-café avec un.e collègue. Il s’agit de 60 à 90 minutes de travail pur sur une tâche ou un dossier. Comment faire s’il vous est impossible de créer ces moments lorsque vous êtes au bureau ?
Quand on observe les personnes qui réussissent dans leur carrière, qui arrivent à décrocher de gros salaires, qui ont les promotions les plus rapides… Toutes ces personnes ont développé l’habitude de travailler par blocs de temps sans interruptions. Voici quelques-une de leurs astuces pour vous créer ces moments d’efficacité. À vous de choisir celle que vous préférez mettre en place en fonction de votre situation.
- Première astuce : se lever plus tôt. Oui, cela va en faire bondir plus d’un.e, mais en vous levant plus tôt pour accomplir une tâche importante, vous bénéficiez d’une période de calme incroyable. En vous levant une heure plus tôt par rapport à votre réveil habituel, vous pouvez travailler à la maison très facilement une heure, à une heure et demi sur un dossier.
Pendant ce temps, tout le monde dort ou se prépare, alors que vous êtes déjà en train d’avancer efficacement sur un dossier. Si vous êtes très motivé.e.s, vous pouvez faire jusqu’à trois heures de travail supplémentaires sur ce créneau.
- Seconde astuce : soyez actif quand les autres font une pause. Pour cela, utilisez la pause déjeuner. Pendant que tous vos collègues sont partis manger, restez travailler. Décalez votre pause déjeuner d’une heure pour être au calme.
- troisième astuce : optimiser votre temps dans les transports. En 2019, le temps dans les transports en commun était de 64 minutes pour un Parisien et de 51 minutes pour les Bordelais. Si vous compilez ce temps, cela veut dire que vous passez plus ou moins cinq heures par semaine, vingt heure par mois, ou 235 heures par an dans les transports. Cela équivaut à 33 jours de travail effectif de sept heures. Au total, 33 jours supplémentaires !
Si vous êtes amenés à voyager en train, en avion ou en voiture (en tant que passager évidemment), profitez de ce temps pour avancer sur vos dossiers importants en vous coupant de l’extérieur. Préférez la place près de la fenêtre pour éviter d’être dérangé par votre voisin.e. En capitalisant sur ce temps, ce sont des dizaines d’heures sur lesquelles vous allez pouvoir faire avancer vos objectifs.
- Dernière Astuce : restez plus tard au bureau. En travaillant de 17h à 19h sur vos dossiers importants, vous êtes moins dérangé. Les collègues, fournisseurs et clients ont tendance à vous laisser tranquille lors de cette plage horaire.
Cette astuce est celle que je recommande en dernier recours à certains de mes clients et ce pour deux raisons : votre cerveau est moins frais. Nous prenons plus de 60 000 décisions par jour. À la fin de la journée, cela devient de plus en plus difficile de réfléchir et d’avoir l’esprit clair.
L’autre raison est en rapport direct avec la raison de cet article. Si vous cherchez à être plus efficace, c’est pour profiter davantage de la vie et des bons moments en famille ou avec les amis. Si vous décidez d’utiliser cette technique, cela doit être occasionnel et sur un laps de temps déterminé (une semaine maximum). Si vous persistez plusieurs semaines, votre entourage (et votre corps) vous le fera payer…
En mettant en place certains de ces blocs de temps, vous pourrez abattre une journée de travail « normale » sur un petit créneau de travail. Une seule règle à tenir : ni téléphone, ni collègue, ni e-mail ou réseaux sociaux pour vous déranger.
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EN CONCLUSION
J’espère que ce nouvel article et ces cinq techniques supplémentaires pour être efficace vous ont été utiles. En les additionnant aux dix premières que vous retrouverez ici et ici, vous allez pouvoir passer à l’action de manière efficace :
- Avoir des objectifs précis
- Déterminer un plan d’action
- Avoir une excellente gestion du temps
- Établir des priorités
- Rester concentré
- Gérer les délais et les récompenses
- Avoir un registre du temps
- Combattre la procrastination en se fixant des objectifs
- Apprendre à déléguer
- Gérer ses réunions
- Limiter les interruptions
- Déterminer ses « top priorités »
- Regrouper ses tâches
- Garder son bureau propre
- Créer des blocs de temps
Si cet article vous a plu, envoyez-le à celles et ceux qui pourraient en avoir besoin. Dans les semaines à venir, je partagerai avec vous les six dernières techniques pour apprendre à gérer votre temps et mieux profiter de la vie. J’en profiterai pour vous offrir un bonus sur lequel je travaille depuis plusieurs semaines : le guide pour vous aider à atteindre tous vos objectifs professionnels.
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D’ici là, prenez soin de vous et à bientôt.
